Dosyalama ve Arşivleme

İşiniz ne olursa olsun, yaptığınız iş süresince birçok durumla, veriyle veya isimlerle karşı karşıya kalırsınız. Yapılan bu işler, günün yoğunluğu ve temposu sebebiyle genelde unutulur. Kişiler, bu unutma veya karışıklık meydana gelmesi durumları ile karşı karşıya kalmamak için birçok dosyalama ve arşivleme yöntemi kullanır. Bu dosyalama sistemi kişiye özel ya da bulunması kolay sistemler olsa bile genellikle belli başlı sistemler kullanılır.

Günümüzde, evrak dosyalama ve kaydetme süreci için sıklıkla bilgisayar veya tabletler tercih edilir. Fakat çoğu işyeri özelinde baktığımızda, elektronik cihazların yanında dosyaların da tercih edildiği görülür. Çünkü, elektronik cihazların arızalanması ve dosyaların silinmesi oldukça muhtemel bir durumdur.

Dosyalama ve arşivleme süreci için birçok yöntem vardır. Bunlar;

• Alfabetik Dosyalama Sistemi
  Alfabetik dosyalama sistemi, adından da anlayacağınız kadarıyla dosyalar ve kayıt ve belgelerinin A’dan Z’ye gruplandırılarak belli bir düzene konulması anlamına gelir. Bu dosyalama sisteminde, genellikle iki harf arasına rehberler konularak kişinin aradığı dosyayı bulma sürecinin kolay ve hızlı olması sağlanır. Dosyalama sisteminde kavalye ya da seperatör olarak da adlandırılan rehberler, üzerinde alfabetik sıraya göre yazılmış harflerden oluşan ham maddesi karton veya plastik olan genellikle de renkli olarak tasarlanan ayraçlardır.
  Bir grupta yer alan dosya sayısının fazla olması nedeniyle çeşitli karmaşalar meydana gelebilir. Bu nedenle, alfabetik dosyalama ve arşivleme sistemi önerilir. Dosyaların fazla olması sebebiyle çıkan karışıklığı önlemek amacıyla bu dosyalama sisteminde, alt gruplar oluşturulabilir. Örneğin A grubunu baz alırsak Aa, Ab, Ac, Ad, Ae şeklinde tasarlanmaktadır.
  Alfabetik dosyalama ve arşivleme sistemi, pratik olmasından dolayı yaygın olarak kullanılır. Yapılmış bir araştırmanın verilerine göre, dosyalama sistemlerinin arasından %90 oranında alfabetik dosyalama sistemi kullanıldığı saptanmıştır.
• Konu adlarına göre düzenleme sistemi
  Konu adlarına göre dosyalama sistemi, “tek konu tek dosya tasnif sistemi” olarak da adlandırılır. Bunun sebebi, her dosyanın bir konuya ya da o konuyu çağrıştıran isimlerle adlandırılmasıdır. Konu adlarına göre gruplandırılan dosyalar, daha sonra alt gruplara da bölünebilir.
• Coğrafi bölgelere göre dosyalama sistemi
  Dosyalanması gereken konular, eğer bir ülke, şehir, semt olarak farklılık gösteriyorsa, bu dosyaların coğrafi bölgelere göre düzenlenmesi daha doğrudur. Bu sistem, genellikle kamu kurum, yayım, ulaştırma, turizm, büyük toptancı ve perakendeci işletmeler için oldukça uygundur.
• Sıra numaralı dosyalama sistemi
  Bu dosyalama ve arşivleme sisteminde, dosyalara 1’den başlayarak birbirini izleyen numaralar verilir. Bu numaraların belli bir sınırı yoktur. Dilediğiniz kadar, dosyanızın miktarına göre numaraları siz belirleyebilirsiniz. Bu sistem, genellikle noter, sigorta şirketi ve vergi dairesi gibi kuruluşlarda yaygın olarak kullanılır.
• Kronolojik dosyalama sistemi
  Kronolojik dosyalama sisteminde dosyalar; gün, ay, yıl gibi tarihlere göre düzenlenir. Özellikle tarihlere önem verilen banka servisleri, mahkemeler, askerlik şubeleri gibi kurumlar sıklıkla bu dosyalama sistemine başvurur.
• Karma dosyalama sistemi
  Karma dosyalama ve arşivleme sistemi, diğer dosyalama sistemlerinin yanında ek olarak kullanılır. Bu sisteme göre, ana grupların ve alt grupların tasarlanması sürecinde dosyalama sistemlerin iki veya üç tanesi bir arada kullanılır. Örneğin ana grup dosyalama süreci, alfabetik sıraya göre düzenlenirken alt grup dosyalama ise coğrafik bölge esasına göre düzenlenebilir.

Pek çok kişi gerek günlük yaşamında gerek ise profesyonel iş hayatında dosyalama ve arşivleme araçlarına ihtiyaç duyar. Bu arşivleme ürünleri, kullanım amaçlarına göre farklılık gösterir. Dosyalama ve arşivleme ürünlerinden sıklıkla kullanılan araçlar ve kullanım amaçlarından bazıları şunlardır;

Arşivleme Kutusu

Günümüzde, iş ortamlarında sözleşmeler, evraklar, raporlar ve dosyaların saklanması ve düzenlenmesi dijital ortamlamlar aracılığı ile olur. Fakat çoğu işyeri dijital ortamların kullanılmasının yanında belge ve evrakların basılı olarak da saklanmasını isteyerek bir nevi dosyaları garanti altına alır.

Özellikle, uzun süreli saklanması gereken belgeler düşünüldüğünde, bu durum zaman ilerledikçe karmaşık bir hal alır. Dosyaların fazla olması, konuların ve zamanların birbirinden farklı olması; bir dosyayı bulma sürecinde sizlerin işini fazlasıyla zorlaştırır. Bu nedenle karmaşık halde olan dosyaları düzenlemek, kendi işinizi kolaylaştırmak ve hızlandırmak amacıyla dosyalarınızı arşivleme kutusunda saklamanız sizin için en mantıklısı olacaktır.

Arşiv kutuları boyutları, klasörlere ve dosya kağıtlarına göre çeşit çeşit üretilir. Arşiv kutuları sayesinde belgelerinizi yıpranmadan, karışmadan kendinize göre düzenleyebilir; dosyalara ihtiyacınız olduğu zamanlarda hızlı ve kolay bir şekilde ulaşabilirsiniz.

Dosya Ayracı

Ofis hayatınızda işlerin akışını yavaşlatan, masanızda gereksiz bir karmaşaya sebep olan dosyalarınızı düzene sokmak için dosya ayracı sizlere yardımcı olur. Dosya ayracı, biriken evrakları sınıflandırmak amacıyla kullanılır.

Dosyalama ve arşivleme konusunun olmazsa olmazı dosya ayracını Avansas kalitesi ile satın alabilir, belgelerinizi sınıflandırma işlemine başlayabilirsiniz.

Karton Klasörler

Adından da anlayacağınız üzere karton klasörler, kartondan yapılmış; dosyalarınızı bir arada tutmanıza ve düzenlemenize yardımcı olan bir nesnelerdir. Bu klasörler, genellikle iş yerlerinde tercih edilir. Karton klasörlerin tam kapaklı ve yarım kapaklı çeşitleri de vardır.

Karton klasör sayesinde, aradığınız belgeleri kolayca bulabilir ve dosyalarınızı kolayca düzenleyebilirsiniz. İçinde bulunan klips sayesinde evraklarınızın sabitlenmesini sağlar ve dosyalarınızın düşerek kaybolmasını engeller.

Sunum Dosyaları

İş hayatında önemli bir yere sahip sunum dosyaları, öğrenciler için de kurtarıcı bir araç olarak karşımıza çıkar. Sunum dosyası, içinde bölmeleri olan tasarımı son derece şık ürünlerdir. A4 kağıdı formatına son derece uygun olarak tasarlanan sunum dosyalarının mimarlar, tasarımcılar, ressamlar ve mühendisler için özel tasarlanmış versiyonları da vardır. Sunum ve planlama için gerekli tüm dosyaları avansas.com üzerinden satın alabilirsininiz.

Sekreterlikler

Dosya arşivleme çeşitlerinden bir diğeri, sekreterliklerdir. Sekreterliklerin sert yapısı sayesinde, yazı yazarken herhangi bir sert yüzeye ihtiyaç duymazsınız. Aynı zamanda, notluk olarak da adlandırılan bu ürünler kartondan, ahşaptan ve deriden yapılabilir. Üst kısmında bulunan ayracı sayesinde, son yazdığınız veya kolayca bulmak istediğiniz bilgileri belirleyebilir ve iş yerinizdeki hızınızı ve sistematik çalışma seviyenizi artırabilirsiniz.

Tanıtım Klasörleri

Belgelerinizin saklanması ve düzenlenmesi için ihtiyacınız olabilecek bir diğer dosya çeşidi ise tanıtım klasörleridir. Tanıtım klasörleri, bankalar, resmi daireler ve şirketlerin muhasebe departmanında sıklıkla tercih edilir. Dayanıklı yapısı sayesinde uzun süre kullanabilir ve şık görünümü sebebiyle ofisinize modern bir hava katabilirsiniz.

Bürolarda dosyalama ve arşivleme ihtiyacı için en çok tercih edilen tanıtım klasörlerini avansas.com farkıyla tek tıkla satın alabilirsiniz.

İş yerinizde işinizi kolaylaştıracak ve aradığınız dosyayı kolayca bulabilmeniz için size yardımcı olacak dosyalar sayesinde, işyerinizde daha sistematik ve düzenli olabilirsiniz. İhtiyacınız olan ve aradığınız her türlü dosya çeşidini, kolayca bulabileceğiniz avansas.com üzerinden dilediğiniz miktarda ürünü satın alabilir; ofisinizde her zaman kullanabilirsiniz. Aynı zamanda, toplu dosya alışverişlerinizi yapabilir, toplu alımlarda uyguladığımız fırsatlarımızdan yararlanabilirsiniz.

Kaliteyi uygun fiyatlarla satın almak için avansas.com’u sık sık takip ederek fırsatlarımızdan haberdar olabilirsiniz.

Dosyalama ve arşivleme ürünleri, iş hayatında aktif olarak yer alan insanlar tarafından sıklıkla kullanılan bir nesnedir. Birçok kişinin hayatını kolaytırır ve yaptıkları işlerde daha da hızlanmasına yardımcı olur.

Bu nedenle, dosyalama ve arşivleme ürünlerinin fiyatları sık sorulan sorular arasında yer alır. Dosyalama ve arşivleri ürünlerini ve fiyatlarını avansas.com üzerinden inceleyebilir ve sizler için sunduğumuz fırsatlardan yararlanabilirsiniz.